神奈川東ロータリークラブ 細則
（2023/03/10）
第1条　定義
  1. 理事会：本クラブの理事会
  2. 細則：本クラブの細則
  3. 理事：本クラブの理事会メンバー
  4. 会員：名誉会員以外の本クラブ会員
  5. RI：国際ロータリー
  6. 年度：7月1日に始まる12カ月間
第2条　理事会
本クラブの管理主体は本クラブの会員12名により成る理事会とする。すなわち会長、直前会長、2名の副会長、会長エレクト、幹事、会計および本細則第3条第1節に基づいて選挙された5名の理事である。
第3条　理事および役員の選挙
第1節　理事および役員の選挙
(a) 役員を選挙すべき会合の1カ月前の例会において、その議長たる会長は、会員に対して、次々年度の会長、次年度の副会長、幹事、会計および5名の理事候補者を指名することを求めなければならない。
(b) 指名は、クラブの決定するところに従って指名委員会または会員のいずれかが行うことができる。また、双方が行うことを妨げない。
(c) もし指名委員会によって行うことが決定されたならば、本細則第3条第5節に従って設置された指名委員会は、次々年度会長候補者を指名する。また、指名委員会は、会長エレクトに対して、次年度副会長、幹事、会計および他の5名の理事候補者を指名することを要請する。
(d) 幹事は、指名委員会および会長エレクト、または会員の指名した候補者を、選挙すべき会合の2週間前の例会において、その氏名を発表しなければならない。
(e) 指名委員会および会長エレクト、または会員の 指名をうけた候補者は、年次総会において投票に付せられ、各々最多投票数を獲得した候補者をもって当選者とする。ただし、候補者の数が投票に付される役員および理事の定数を超えない場合は、口頭による採決をもって、これに代えることができる。
(f) 前項の投票によって選挙された会長候補は、会長ノミニーとなるものとする。
会長ノミニーは、会長として就任する前の年度の7月1日に、会長エレクトの役職名が与えられ、理事会のメンバーを務め、理事会のメンバーを務めた年度直後の7月1日に、会長に就任するものとする。
第2節　選挙された役員および理事に直前会長を加えて、次年度の理事会を構成するものとする。選挙によって決定した次年度理事会は、1週間以内に会合してクラブ会員の中から会場監督を務める者を選任しなければならない。
第3節　理事会またはその他の役職に生じた欠員は、残りの理事の決定によって補填すべきものとする。
第4節　役員エレクトまたは理事エレクトの地位に生じた欠員は、残りの理事エレクトの決定によって補填すべきものとする。
第5節　指名委員会
(a) 指名委員会は、次々年度の会長の候補者を指名することを目的とする。
(b) 指名委員会は、会長および会長エレクトならびに会長を務めた年度の新しい5名の会長経験者の計7名をもって構成し、毎年11月の第1例会に設置する。
(c) 指名委員会の委員長には会長が当たる。委員長は会議を招集し、その議長を務める。
第6節　パスト会長会
(a) 会長は、本クラブの重要な決定について、パスト会長会に助言を求めることができる。
(b) パスト会長会は、会長経験者の全員によって構成される。パスト会長会の会長は、会長経験者の互選により決定する。
(c) パスト会長会の助言は、会長および理事会を拘束するものではない。
第4条　役員の任務
第1節　役員の任務（一般）
(a) 会長エレクト、会長および直前会長は、指導の継続性と計画の一貫性を図るよう協力すべきである。
(b) 役員は、以下の各節の任務に加え、通常その職に付随する任務および会長または理事会によって定められるそのほかの任務を行うものとする。
第2節　会長
(a) 会長は、幹事とともにクラブ全般の運営に当たる。
(b) 本クラブの会合および理事会の会合において議長を務める。
(c) 会長の就任年度の諸委員会の任務を定め、見直すものとする。各委員会の任務を発表するにあたり、適切なRI資料を参照するものとする。
第3節　直前会長
直前会長は、理事会のメンバーを務め、会長と協力してクラブ運営に当たる。
第4節　会長エレクト
(a) 会長エレクトは、理事会のメンバーを務め、会長と協力してクラブ運営に当たる。
(b) 会長となる年度が始まる前に委員を任命し、委員会委員長を任命し、委員長会議を設ける。また、クラブ委員会のための推奨事項、担当職務、目標、計画を理事会に提示するべく準備するために、必要な指導を行う。
第5節　副会長
(a) 副会長は、会長不在の場合は本クラブの会合および理事会の会合において議長を務める。
(b) 会長を補佐してクラブ運営に当たる。
(c) クラブ奉仕部門の委員会の仕事を監督・調整する。
第6節　幹事
(a) 幹事は、会長の指示のもと、クラブ全般の運営に当たる。
(b) 会員の記録を整理保管し、会合における出席を記録する。
(c) クラブ、理事会および委員会の諸会合の通知を発送し、これらの会合の議事録をつくってこれを保管する。
(d) RIおよび地区ガバナーの求める諸種の義務報告を行う。
(e) RI公式雑誌の購読料を徴収して、これをRIに送金する。
第7節　会計
(a) 会計は、すべての資金を管理保管し、毎年4回およびその他理事会の要求あるごとにその説明を行う。
(b) 会計は、その職を去るに当たって、その保管するすべての資金、会計帳簿、その他あらゆるクラブ財産を、その後任者または会長に引き継がなければならない。
第8節　会場監督 (SAA)
(a) 会場監督は、本クラブの会合および理事会の会合において、会場の設営ならびに会合の円滑な進行を行う。
(b) スマイルボックスを管理し、会員にスマイルレポートを奨励する。
(c) 年3回、テーブルメンバーを決定し、テーブルマスターにテーブルミーティングの開催を指示する。

第5条　会合

第1節　年次総会
本クラブの年次総会は毎年12月第1例会に開催されるものとする。そしてこの年次総会において次年度の役員および理事の選挙を行わなければならない。
第2節　例会
(a) 本クラブの毎週の例会は金曜日12時30分に開催するものとする。ただし、金曜日が第5週目の場合は18時に開催する。
(b) 例会に関するあらゆる変更または例会の取消はすべて、クラブの全会員に然るべく通告されなければならない。
(c) 本クラブの瑕疵なき会員はすべて、名誉会員または本クラブ定款の規定に基づき、出席を免除された会員を除き、例会の当日、その出席または欠席が記録される。
(d) 出席は本クラブまたは他のロータリークラブに於いて、その例会に充当された時間の少なくとも60パーセントに出席をしていたことが実証されるか、もしくは「標準ロータリークラブ定款」第10条第1節一般規定。によるものであるが (d) 同じ年度に欠席をメークアップする：は「例会の前後14日以
内にメークアップをする。」に変更。
(e) 理事会が承認したクラブフォーラムおよびクラブ協議会の出席をメークアップとする。
第3節　会員総数の3分の1をもって本クラブの年次総会および例会の定足数とする。
第4節　理事会
(a) 定例理事会は原則として毎月第2例会終了後に開催されるものとする。
(b) 臨時理事会は会長がその必要ありと認めたとき、または2名の理事からの要求があるとき、会長によって招集されるものとする。ただし、その場合然るべき予告が行われなければならない。
第5節　理事の過半数をもって理事会の定足数とする。

第6条　入会金および会費

第1節　入会金
(a) 入会金は100,000円とし、入会承認に先んじ納入すべきものとする。
(b) 本クラブの会員に替わり、6カ月以内に同一企業の役職員が入会する場合には、入会金を10,000円とする。
(c) 本クラブ定款第11条の規定に該当する場合は、2度目の入会金の納入を要しないものとする。
第2節　会費
(a) 会費は年額360,000円とし、支払額の一部は各会員のRI公式雑誌『ロータリーの友』の購読料に充当するという了解の下に、毎年4回8月1日、11月1日、2月1日および5月1日に原則として、各会員の口座より自動引き落としで、納入すべきものとする。
(b) 入会もしくは退会する会員は、月単位で会費を計算して納入する。
(c) 女性会員が生後1年に満たない子供の育児を理由に、本クラブ細則11条の規定により出席義務の免除が与えられた場合、理事会は会費を減額することができる。
第7条　採決の方法
本クラブの議事は、役員および理事を投票によって選挙する場合を除き、口頭による採決（クラブの投票が発声方式での同意によって行われた場合）をもって処理されるものとする。理事会は、特定の決議案を、口頭ではなく投票により処理することを決定することができる。
第8条　五大奉仕部門
五大奉仕部門は、本クラブの活動のための理念と実践の枠組みである。それはクラブ奉仕、職業奉仕、社会奉仕、国際奉仕および青少年奉仕である。本クラブは、五大奉仕部門の各部門に積極的に取り組むこととする。

第9条　委員会

第1節　クラブ委員会は、五大奉仕部門に基づいた年次目標および長期目標を実行する責務を担う。
(a) 委員長は、同委員会の委員としての経験を有していることが推奨される。
(b) 各委員会は、本細則によって付託された職務および会長または理事会が付託する事項を処理すべきものとする。理事会によって特別の権限を与えられた場合を除き、これらの委員会は、理事会に報告してその承認を得るまでは行動してはならない。
(c) それぞれの委員長は、その委員会の定例会合と活動に対して責任をもち、委員会の仕事を監督、調整する任務をもち、委員会の全活動について理事会またはクラブ協議会に報告するものとする。
(d) 会長は、職権上すべての委員会の委員となるものとし、その資格において委員会に付随するあらゆる特典をもつものとする。
第2節　クラブ委員会の構成
クラブ委員会の構成は、以下の通りとする。
(a) クラブ奉仕部門
出席委員会
職業分類・会員選考委員会
クラブ会報委員会
親睦活動委員会
雑誌委員会
会員増強委員会
プログラム委員会
公共イメージ委員会
クラブ研修委員会
(b) 職業奉仕部門
職業奉仕委員会
(c) 社会奉仕部門
社会奉仕委員会
(d) 国際奉仕部門
国際奉仕委員会
(e) 青少年奉仕部門
青少年奉仕委員会
(f) ロータリー財団委員会
(g) 米山記念奨学委員会
(h) 戦略計画委員会
(i) 特別（アドホック）委員会
その他、必要に応じて特別（アドホック）委員会を設けることができる。
第3節　委員会の調整
(a) 職業奉仕委員会、社会奉仕委員会、国際奉仕委員会、青少年奉仕委員会および戦略計画委員会は、理事の中から委員長を任命する。戦略計画委員会の委員長となる理事は、会長または幹事経験者を任命することが推奨される。
(b) 会長は、副会長の1名をクラブ奉仕委員会の委員長に指名する。また、他の1名の副会長は、クラブ奉仕委員会の副委員長を務める。クラブ奉仕委員長は、クラブ奉仕部門の委員会の仕事を監督・調整する。ただし、職業分類・会員選考委員会および会員増強委員会の仕事の監督・調整には、クラブ奉仕副委員長が当たる。
(c) 副会長2名は、職権上これらの委員会の委員となるものとし、その資格において委員会に付随するあらゆる特典をもつものとする。
第10条　委員会の任務
第1節　各委員会は、毎年度の初めに設定された具体的な担当職務、明確な目標、行動計画の下に、年度中その実施に当たるものとする。
第2節　クラブ奉仕部門
(a) 出席委員会
(1) 出席委員会は、すべてのクラブ会員があらゆるロータリーの会合に出席すること（これには、地区大会、都市連合会、地域大会および国際大会への出席も含まれる）を奨励する方法を考案するものとする。
(2) 出席委員会は、特に本クラブの例会への出席と、本クラブの例会に出席できない場合の他クラブ例会への出席とを奨励し、全会員に出席規定を周知せしめ、出席を良くするためのよりよき奨励策を講じ、そして出席不良の原因となる諸事情を確かめてこれを除去することに努めるものとする。
(b) 職業分類・会員選考委員会
(1) 職業分類・会員選考委員会は、バランスのとれた会員構成を目指し、未充填職業分類を公開して会員増強委員会と連絡を密にし、新会員の発掘の手助けとなるよう努める。
(2) 会員より推薦された方について、以下の条件に基づきロータリアンとして相応しいかを判断し理事会に報告する。
①奉仕の気持ちを学びたい気持ちがあるかどうか。
②地域社会並びに職業上、良い世評を受けているかどうか。
③例会、その他の会合に積極的に出席できるかどうか。
④会員として財政的義務を果たせるかどうか。
(c) クラブ会報委員会　クラブ会報委員会は、クラブ週報の刊行によって、関心を促して出席の向上を図り、近づく例会のプログラムを発表し、前回の例会の重要事項を報告し、親睦を増進し、全会員のロータリー教育に寄与し、クラブ、会員および世界各地のロータリー・プログラムに関するニュースを伝えるべく努めなければならない。
(d) 親睦活動委員会
(1) 親睦活動委員会は、会員間の知り合いと友誼を増進し、用意されたロータリーのレクリエーションおよび社交的諸活動への参加を会員に奨励しなければならない。
(2) 年忘れ家族会、春の家族会を企画、運営しなければならない。
(3) 例会の受付を担当し、訪問者が例会で快適に過ごせるよう応対にあたる。
(e) 雑誌委員会
(1) 雑誌委員会は、ロータリアン誌に対する読者の関心を喚起し、雑誌月間を主催する。
(2) クラブの例会プログラムにおいて毎月雑誌の簡単な紹介を手配し、新会員の教化に雑誌を利用することを奨励する。
(3) ロータリアンでない講演者に雑誌を贈呈し、図書館、病院、学校、その他の図書閲覧室のために特別購読を取り計らう。
(4) ニュース資料と写真を雑誌編集者に送り、その他あらゆる方法によって雑誌を本クラブ会員およびロータリアン以外の人々に役立てるものとする。
(f) 会員増強委員会　会員増強委員会は、絶えず本クラブの充填未充填職業分類表を検討し、未充填の職業分類を充填するために適当な人物の氏名を理事会に推薦するよう積極的に努めなければならない。
(g) プログラム委員会　プログラム委員会は、本クラブの例会および臨時の会合のためのプログラムを準備し、手配しなければならない。
(h) 公共イメージ 委員会
(1) 公共イメージ委員会は、ロータリー活動の実践および広報活動の手段としてソーシャルメディア（SNS、ホームページ、その他インターネット等を利用した情報発信やコミュニケーションを含む）の積極的利用を促進するための手引きとなることを目標とする。
(2) ソーシャルメディアの発信力を十分に理解し、ロータリアンとしての自覚を持って、「ロータリーの行動規範」および法令、社会規範を遵守の上、品位と責任のある発信を心がける。
(i) クラブ研修委員会
(1) クラブ研修委員会は、クラブ会員全員がロータリーを正しく理解できるための情報発信をすることで、その知識を深める と共にロータリーを取り巻く様々な課題に前向きに取り組むロータリアンを増やせるよう努める。
(2) ロータリアンとしての魅力を新会員の推薦、入会に繋げるための支援を行う。
第3節　職業奉仕部門
(a) 職業奉仕委員会
(1) 職業奉仕委員会は、本クラブの会員が、その職業関係における諸責務を遂行し、各会員それぞれの職業における慣行の一般水準を引き上げるうえに役立つ指導と援助を与えるような方策を考案し、これを実施するものとする。
(2) 職業奉仕委員会の委員長は、本クラブの職業奉仕活動に責任をもち、職業奉仕の諸特定分野について設置されるあらゆる委員会の仕事を監督しこれを調整するものとする。
第4節　社会奉仕部門
(a) 社会奉仕委員会
(1) 社会奉仕委員会は、本クラブの会員が、その地域社会に対する諸責務を遂行するうえに役立つ指導と援助を与えるような方策を考案し、これを実施するものとする。
(2) 社会奉仕委員会の委員長は、本クラブの社会奉仕活動に責任をもち、社会奉仕の諸特定分野について設置されるあらゆる委員会の仕事を監督しこれを調整するものとする。
(3) 地域社会における積極的平和を目指すよう努める。
第5節　国際奉仕部門
(a) 国際奉仕委員会
(1) 国際奉仕委員会は、本クラブの会員が、国際奉仕に関する事柄においてその諸責務を遂行するうえに役立つ指導と援助を与えるような方策を考案し、これを実施するものとする。
(2) 国際奉仕委員会の委員長は、本クラブの国際奉仕活動に責任をもち、国際奉仕の諸特定分野について設置されるあらゆる委員会の仕事を監督しこれを調整するものとする。
第6節　青少年奉仕部門
(a) 青少年奉仕委員会
(1) 青少年奉仕委員会は、本クラブの会員が、青少年奉仕に関する事柄においてその諸責務を遂行するうえに役立つ指導と援助を与えるような方策を考案し、これを実施するものとする。
(2) 青少年奉仕委員会の委員長は、本クラブの青少年奉仕活動に責任をもち、青少年奉仕の諸特定分野について設置されるあらゆる委員会の仕事を監督しこれを調整するものとする。
第7節　ロータリー財団委員会
ロータリー財団委員会は、本クラブの会員が、ロータリー財団の目的を円滑に遂行するための情報を提供し、方策を考案し、これを実施する。
第8節　米山記念奨学委員会
米山奨学記念委員会は、本クラブの会員が、米山記念奨学会の目的を円滑に遂行するための情報を提供し、方策を考案し、これを実施する。
第9節　戦略計画委員会
戦略計画委員会は、RIの戦略計画に基づき、クラブ活性化、魅力あるクラブ造りなど、クラブにおける中長期の戦略計画の立案と推進を責務とする。
第11条　出席義務規定の免除
理事会に対して書面をもって、正当かつ十分な理由を具して申請することによって、会員は出席義務規定の免除が与えられ、最長12カ月間に限り本クラブの例会出席を免除される。ただし、健康上から12カ月間を超えて欠席となる場合は、理事会が改めて、当初の12カ月の後に、さらに一定期間の欠席を認めることができる。
（注：このような出席義務規定の免除は会員身分の喪失を防ぐためのものである。しかし本クラブに対してその会員を出席同様にみなすためのものではない。その会員が他のクラブの例会に出席しない限り、出席を免除された会員は欠席と記録されなければならない。）
ロータリー歴と会員の年齢合計が85歳以上であり、少なくとも20年のロータリアン歴があり出席規定の適用を免除されたい希望を書面にてクラブ幹事に通告すれば免除される。
第12条　財務
第1節　各会計年度の開始に先立ち、理事会はその年度の収支の予算を作成しなければならない。その予算は、これらの費目に対する支出の限度となるものとする。ただし、理事会の議決によって別段の指示がなされた場合はこの限りでない。予算は3つの部分に分けられるものとする。すなわち、クラブ運営に関する予算、慈善・奉仕活動運営に関する予算および特別会計に関する予算である。
第2節　会計は本クラブの資金をすべて理事会によって指定される銀行に預金しなければならない。クラブ資金は3つの部分に分けられるものとする。すなわち、一般会計、奉仕会計および特別会計に関する資金である。
第3節　すべてのクラブの支出は、会計もしくは権限をもつ役員または理事によって決裁されるものとする。ただし、これは幹事（不在の場合は、会長）が承認した場合のみとする。
第4節　すべての資金業務処理は、毎年1回有資格者によって全面的な検査が行われるものとする。
第5節　本クラブの会計年度は7月1日より6月30日に到る期間とし、会費徴収の目的のために、これを四半期に分けるものとする。人頭分担金とRI公式雑誌購読料の支払は、毎年7月1日および1月1日に、それぞれ当日の本クラブ会員数に基づいて行われるものとする。

第13条　会員選考の方法

第1節　本クラブの正会員によって推薦された会員候補者の氏名は、書面をもって、本クラブ幹事を通じ、理事会に提出されるものとする。移籍する会員または他クラブに属していた元クラブ会員は、元クラブによって正会員に推薦されてもよい。
この推薦は、本条に別段の規定のある場合を除き、漏らしてはならない。
第2節　理事会は、その被推薦者が本クラブ定款の職業分類と会員資格の条件をすべて満たしていることを確認するものとする。
第3節　理事会は、推薦状の提出後30日以内にその承認または不承認を決定し、これをクラブ幹事を通じて、推薦者に通告しなければならない。
第4節　理事会の決定が肯定的であった場合は、被推薦者に対し、ロータリーの目的および会員の特典と義務について説明しなければならない。この説明の後、被推薦者に対し、会員申込用紙に署名を求め、また、本人の氏名および本人に予定されている職業分類をクラブに発表することについて承諾を求めなければならない。
第5節　被推薦者についての発表後7日以内に、理事会がクラブ会員の誰からも、推薦に対し、理由を付記した書面による異議の申し立てを受理しなかった場合は、本細則に定める入会金を納めることにより、会員に選ばれたものとみなされる。
理事会に対し異議の申し立てがあった場合は、理事会は、次の理事会会合において、この件について票決を行うものとする。異議の申し立てがあったにもかかわらず、入会が承認された場合は、被推薦者は、所定の入会金を納めることにより、クラブ会員に選ばれたものとみなされる。
第6節　このような選考後に、クラブ会長は、当該会員の入会式を行い、当該会員に対して会員証を発行し、ロータリー情報資料を提供するものとする。その他、会長もしくは幹事が新会員に関する情報をRIに報告する。新会員は、原則として親睦活動委員会に配属され、親睦活動委員長は、当該新会員がクラブに溶け込めるよう援助する会員を1名指名する。
第7節　クラブは、本クラブ定款に従い、理事会により推薦された名誉会員を選ぶことができる。名誉会員は、入会金および会費の納入を免除される。
第14条　決議
クラブは、理事会によって審議される前に、本クラブを拘束するいかなる決議または提案を審議してはならない。かかる決議または提案がクラブの会合で提起されたならば、討議に付することなく理事会に付託しなければならない。
第15条　議事の順序
開会宣言
国歌斉唱（第1例会）
ロータリーソング斉唱
四つのテストの唱和（第1例会）
ゲスト・来賓紹介
ビジター紹介
特別な行事
会長報告
幹事報告
結婚記念日祝い、または入会記念日祝い
誕生祝い
委員会報告
出席報告
SAA報告
卓話、その他のプログラム
閉会
宣言
第16条　改正
本細則は、いかなるクラブ例会においても改正できる。クラブ細則の変更には、当該例会の10日前に各会員に書面による通知（BOX投入、ファックス、メール添付）を行うこと、投票の定足数を満たす会員が出席していること、全票の3分の2が変更を支持する事が義務づけられる。本細則への変更は、標準ロータリークラブ定款、RI定款、RI細則、ロータリー章典と矛盾してはならない。
第17条
本細則は、2023年3月10日より実施する。
神奈川東ロータリークラブ文書管理規定
第1条　目的
神奈川東ロータリークラブ（以下、本クラブという）に関連する文書の管理全般に関する事項を、本規定において定め、適正な文書管理が行われるようにすることを目的とする。
第2条　適用範囲
本規定の適用は、本クラブに関連する文書の管理全般と定める。また文書には、紙媒体のものだけでなく、電子媒体の文書も含む。
第3条　文書の保管
文書の保管は、下記の基準に従い保管管理する。
1. 永久保存文書
文書名 保管部数等
1 クラブ定款、クラブ細則、慶弔規定、文書管理規定
2 会員名簿（入会申込書、退会届を含む）
3 総会議事録、理事会議事録
4 姉妹クラブ締結合意文書
5 ロータリー財団寄付金関係書類（領収書を含む）
6 米山奨学会寄付金関係書類（領収書を含む）
7 創立記念事業関係書類
8 記念誌等
9 クラブ委員会活動計画書
10 年次報告
11 週報
12 地区大会関係書類（本クラブ担当分）
13 地区協議会関係書類（本クラブ担当分）
14 IM関係書類（本クラブ担当分）
15 RYLA関係書類（本クラブ担当分）
16 バナー
17 RI加盟認証状
18 青少年交換学生関係文書（合格者のみ）
19 国際親善奨学生関係文書（合格者のみ）
20 米山奨学生関係文書（合格者のみ）
2. 保管期間10年とする文書
文書名 保管部数等
1 会計関係書類（元帳、会計報告書、領収書）
3. 保管期間3年とする文書
文書名 保管部数等
1 各年度委員会文書
2 各年度通知文書
3 手続要覧
4 全国会員名簿、公式名簿
5 RI、ガバナー事務所、ガバナー補佐からの文書
6 米山奨学会、ロータリーの友事務所からの文書
7 各年度例会記録
4. その他の文書
その他の文書（ロータリー単行本、ガバナー月信、ロータリーの友、ザロータリアン、ロータリーワールド、他クラブ周年記念誌、奨学生等各種名簿、記念行事写真、記念品、スマイルレポート、週報原稿等）は、事務局と幹事が協議して、保管および処分を決定する。
第4条　文書の廃棄
保管期間を過ぎた文書は、個人情報保護を考慮し、事務局と幹事が協議して、処分方法を決定し廃棄する。
第5条
各条項に定めない文書の管理方法については、理事会で協議の上決定する。
第6条
本規定は2023年3月10日より実施し、改定は理事会の決定に基づいて行うものとする。